Якщо ви працюєте над декількома проектами, і список завдань по ним постійно зростає, простим щоденником і нагадувалками в телефоні не обійтися. Навіть в невеликій команді з часом накопичується стільки інформації, що встежити за всім буває непросто. Програми управління завданнями допоможуть в організації робочого процесу.

У цьому огляді ми зібрали список простих і надійних планувальників проектів, які підійдуть як для особистого, так і командного використання.

зміст:

Отримати безкоштовну консультацію від фахівця з вашого проекту

Сервіс планування завдань: як вибрати оптимальний варіант

Серйозність проблеми планування і розподіл навантаження змусила багатьох розробників задуматися над тим, що ж необхідно включити в сервіс управління завданнями. Одні зробили акцент на простоті і зручність. Інші — на кількості функціональних рішень. Так з'явилося безліч таск-менеджерів, які незважаючи на загальну задачу відрізняються один від одного.

Універсального рішення для всіх не існує. Назвати кращий варіант теж складно. Все залежить від специфіки проекту, розміру команди, особливостей взаємодії її учасників і інших параметрів. 

Спробуємо все ж визначити основні функції планувальника завдань для компанії:

  • віддалений доступ;
  • розподіл обов'язків між співробітниками;
  • фіксування виконаних завдань;
  • контроль термінів їх виконання.

Це базовий функціонал. Інші параметри при виборі таск-трекерів будуть вже виключно індивідуальними.

ТОП-6 програм для управління завданнями та проектами

Для зручності почнемо наш огляд з більш простих з точки зору використання і функціональності рішень і поступово перейдемо до варіантів складніше.

Todoist

Мінімалістичний інструмент для постановки завдань і контролю за їх виконанням російською мовою. Підходить для невеликих команд і фрілансерів. Є безкоштовна версія.

Todoist дозволяє створювати завдання і підзадачі, сортувати їх по розділах і проектам, налаштовувати пріоритетність. З платною підпискою стануть доступні нагадування, мітки і фільтри, коментарі та завантаження файлів. 

Плюси:

  • простий у використанні;
  • відображення є у вигляді списку або дошки;
  • є поділ завдань по проектам;
  • доступ до списку справ можна відкрити іншим користувачам;
  • можливість відстежувати продуктивність роботи.

 

мінуси:

  • немає функції відстеження витраченого часу;
  • не підходить для складних проектів;
  • для настройки нагадувань про завдання, фільтрів, коментарів потрібно оплатити підписку.

 

система управления задачами Todoist

Trello

Онлайн версія класичної дошки Канбан — набору карток, які характеризують окремі завдання в рамках проекту. Trello можна назвати умовно безкоштовною системою управління. Основна відмінність платної версії — можливість працювати в команді з необмеженою кількістю проектів і карток.

Таск-менеджер простий у використанні і має всі необхідні інструменти для реалізації нескладних проектів. На дошці кожному співробітнику можна привласнити свою колонку, а завдання розбити по етапах виконання. Trello підійде як для планування особистої робочого тижня, так і для організації колективних завдань з контролем за ходом і термінами виконання.

Якщо раніше ви ніколи не використовували планувальник завдань, ми рекомендуємо почати саме з цієї програми. Вона не вимагає специфічних знань і навичок, дуже проста у використанні, зручна і зрозуміла. Є російськомовна версія.

Корисний інструменти сервісу: 

  • настроюється доступ до картками завдань;
  • установка міток етапу роботи; 
  • призначення відповідальних на будь-якому етапі;
  • повідомлення по email про зміни;
  • хмарне зберігання файлів, які завантажуються до окремих завдань;
  • інтеграція з зовнішніми сервісами і багато іншого.

 

Мінуси Trello:

  • немає можливість відстежувати витрачений час;
  • система не підходить для складних проектів, в яких завдання йдуть непослідовно і вимагають деталізації;
  • щоб використовувати діаграму Ганта, яка візуалізує процес виконання проекту, доведеться додатково встановити планер для Trello Planyway.

 

программа для постановки задач Trello

Отримати безкоштовну консультацію від фахівця з вашого проекту

Asana

Функціональна система управління завданнями чимось нагадує дошки Trello. Завдання на робочому столі Asana можна тегировать, призначати пріоритетність їх виконання, додавати коментарі в процесі роботи.

Цей таск-планувальник підійде для ведення масштабних проектів, в реалізації яких задіяні фахівці різних рівнів і напрямків. Разом з тим його можна використовувати і в колі невеликої команди.

Плюси Asana:

  • вдалий дизайн;
  • доступний безкоштовно для команд з 15 і менше осіб;
  • можливість встановлювати пріоритетність завдань;
  • інтеграція з різними хмарними сховищами.

 

Мінуси сервісу:

  • немає російськомовної версії програми;
  • немає можливості поставити одну задачу відразу декільком співробітникам;
  • не можна відстежувати витрачений час;
  • користувачі відзначають повільну роботу програми.

 

планировщик проектов Asana

Basecamp

Популярний постановник завдань для команди фахівців, який дозволяє розбити всі напрямки проекту по виконавцям і в будь-який момент перевірити роботу кожного з них окремо.

програма має кілька рівнів-просторів, Доступних для користувачів:

  • список справ — розділ, в якому конкретний виконавець бачить поточні завдання і може уточнити інформацію по кожній з них;
  • дошки повідомлень — розділ взаємодії з іншими виконавцями і керівником проекту;
  • сховище, де представлені доступні файли;
  • графіки з фіксацією дат і подій проекту;
  • чат учасників команди для зручної комунікації.


Basacamp підійде для будь-яких проектів, її зможуть комфортно використовувати як великі компанії, так і невеликі робочі групи.

В якості переваг найчастіше виділяють:

  • зручний інтерфейс;
  • створення звітів по кожному співробітнику і окремим проектом;
  • можливість відстежити зміни в завантажених файлах;
  • простий пошук по системі і окремих розділах;
  • інтеграція з багатьма зовнішніми сервісами.

 

мінуси Basecamp:

  • відсутність російськомовної версії;
  • немає можливості настройки системи під свій стиль;
  • потрібен час на вивчення особливостей програми і її інструментів;
  • надмірно великий набір функцій для невеликих команд;
  • немає звіту щодо виконання цілого проекту: для одноразового перегляду доступні лише окремі етапи і розділи.

 

онлайн трекер задач Basecamp

Бітрікс24

Одна з найпопулярніших систем управління завданнями, які зазвичай вибирають великі компанії з великою кількістю різнопланових проектів. Це повноцінний електронний центр управління може об'єднати всі процеси фірми: починаючи від розробки продукту і закінчуючи функціонуванням клієнтських служб і складу.

Бітрікс24, швидше за все, буде незручний колективам, які працюють над парочкою проектів. Хоча розробники і називають систему універсальної, все ж це багатофункціональна програма для великих компаній з великим потоком інформації і різними напрямками діяльності. 

Плюси Бітрікс24:

  • принцип « одного вікна », який дозволяє об'єднати роботу всіх відділів і підрозділів;
  • є можливість встановлювати статус завдання; 
  • використання системи наскрізної аналітики;
  • індивідуальні настройки воронки продажів;
  • інтеграція з іншими продуктами Бітрікс;
  • зручна система комунікації між учасниками команди;
  • підключення до інтернет-магазину компанії;
  • створення шаблонів проектів;
  • є облік часу за завданнями.

 

мінуси системи

Ця система управління проектами і процесами всередині компанії — не найвдаліше рішення для невеликих команд і фрілансерів, які ризикують витратити більше ресурсів на вивчення і настройку системи, ніж на реалізацію самих проектів.

Користувачі відзначають і інші недоліки програми:

  • великовагова система часто підвисає, заважаючи виконання поточних процесів;
  • потрібно повноцінне навчання персоналу із залученням фахівця Бітрікс;
  • інтерфейс і особливості взаємодії з системою специфічні і не для всіх зручні, що може відволікати від роботи.

 

таск менеджер Битрикс24

Мегаплан

Ще одна мультифункціональна система, яка дозволяє в рамках єдиного програмного рішення управляти всіма процесами бізнесу. Тут можна:

  • в режимі онлайн розподілити завдання між командою; 
  • налаштувати повідомлення про прострочені справи і заплановані події;
  • відстежувати час, витрачений на виконання завдання;
  • вести переписку з колегами і багато іншого.

Мегаплан підійде для компаній з двома і більше функціональними відділами. Основна цільова аудиторія продукту — малий і середній бізнес різних напрямків, потреби якого вже не задовольняють прості планувальники.

Плюси Мегаплана:

  • інтеграція з телефонією, Поштовими ящиками, серверними сховищами, 1С і ін.;
  • інтуїтивно зрозумілий інтерфейс: дизайнери максимально наблизили зовнішній вигляд елементів системи до звичних блокнотах і записних книжків;
  • ведення обліку фінансових потоків;
  • зручні інструменти для контролю виконаних завдань за проектом: графіки, діаграма Ганта, звіти;
  • повноцінна система комунікації між співробітниками компанії.

мінуси:

  • складна первісна настройка;
  • є скарги на роботу техпідтримки;
  • немає мобільної версії сервісу.

 

сервис планирования задач Мегаплан

висновки

Краща програма з управління проектами — та, яка підходить саме вашій команді і здатна швидко і найбільш ефективно виконати поставлені перед нею завдання. Наявність зайвих функцій також, як і відсутність необхідних інструментів здатне нашкодити всій роботі. Тому при виборі орієнтуйтеся виключно на свої потреби і характер бізнесу.

Якщо ви ще не мали досвіду роботи з системою управління, ми рекомендуємо почати з найбільш доступного рішення – Trello. Виконавши кілька типових для вашої компанії завдань, ви зможете зрозуміти, які функції вам необхідні, чого не вистачає, а що є зовсім необов'язковим. Освоївши роботу з канбан-дошками, можна спробувати більш складні і функціональні сервіси.
А які планувальники ви використовуєте в своїй роботі? 

P.S. «Професія SEO-копірайтер від А до Я» — курс не тільки про створення сильних текстів. Тут ви навчитеся правильно організовувати робочі процеси на фрілансі, управляти завданнями і просувати свої послуги. Реєструйтеся за посиланням і з промо-кодом « Task-20 » вас чекатиме додатковий приємний бонус до покупки.