Павло Шульга
Не всі електронні адреси доречно використовувати в діловому листуванні. Для цих цілей правильніше буде створити корпоративну пошту. І в цій статті ви дізнаєтеся, як саме це зробити.
Зміст:
- Що таке корпоративна пошта і навіщо вона потрібна
- Порядок реєстрації пошти з доменним ім'ям
- Як назвати свою корпоративну пошту
- висновки
Що таке корпоративна пошта і навіщо вона потрібна
Корпоративна пошта — це електронна ящик, В адресі якого після знака @ вказано доменне ім'я сайту. Наприклад: info@seo-akademiya.com.
Є кілька причин, чому її краще використовувати навіть невеликому бізнесу. Давайте їх розглянемо.
Переваги використання пошти з доменом:
- впізнаваність бренду
Чим частіше користувачі зустрічають назву бренду, тим краще його запам'ятовують. В результаті щоразу, коли буде виникати думка про продукт або послуги, що реалізуються компанією, пам'ять відтворить відповідний бренд.
Доменне ім'я зазвичай містить назву бренду або компанії, відповідно, сама адреса буде зайвий раз нагадувати про нього, працюючи в якості маркетингового інструменту.
- Гарантія безпеки
Власник корпоративної пошти і підконтрольних адрес має набагато більше можливостей і гарантій безпеки. Мова не тільки про можливі збої або віруси, а й контроль дій співробітників.
- Висока доставляемость листів
Використовуючи корпоративну пошту, створену і обслуговується спеціальним сервісом, можна уникнути попадання в спам. В настройках враховуються метод аутентифікації email-листів DKIM і технологія ідентифікації спаму SPF, завдяки чому повідомлення в більшості випадків безперешкодно проходять фільтр спаму одержувача.
- Лояльність і підвищення ступеня довіри з боку адресата
Використання корпоративних поштових адрес з доменним ім'ям є ознакою хорошого тону в діловому листуванні.
Одержувачі серйозніше і поважніше ставляться до повідомлень, які вислані не з особистого « ящика », а з корпоративного адреси компанії. Отримана інформація при цьому викликає набагато більше довіри і має більшу вагу в очах користувача.
Порядок реєстрації пошти з доменним ім'ям
Доступні рішення можна умовно розділити на дві групи: загальнодоступні поштові сервіси і корпоративна пошта від компанії-хостера. Розглянемо ці варіанти.
Реєстрація пошти в Google Workspace
Раніше поштовий сервіс для створення корпоративних email-адрес від Google називався G Suite.
Зовнішній вигляд ящика і панель управління для користувачів не відрізнятиметься від звичного інтерфейсу Gmail. При цьому адреса електронної пошти після @ матиме вигляд домену вашої компанії.
Для підключення до послуги буде потрібно завести в аккаунт в бізнес-сервісі Google Workspace. При наявності облікового запису в Google можна використовувати її дані для входу.
Заповнення реєстраційних даних не відніме більше кількох хвилин. необхідно вказати:
- назва компанії, кількість співробітників і країну;
- своє ім'я, прізвище, особисту адресу електронної пошти;
- доменне ім'я власного сайту.
Тут же можна придбати домен для подальшого використання, якщо у вас поки його немає.
тепер переходимо до створення індивідуальних поштових адрес для співробітників або відділів, і задаємо паролі для кожного з них.
Після введення інформації пропонується вибрати тарифний план і почати роботу. Крім поштових інструментів, вам будуть доступні інші рішення Google для бізнесу, обсяг яких встановлюється при виборі пакету послуг.
Розробники пропонують 4-е тарифних плану, вибір яких залежить від розміру компанії, обсягу робочої інформації і очікувань в плані сервісу. Є пробний період — 14 днів. Оптимальний тариф, який містить все необхідне для невеликої або середньої компанії коштуватиме $ 10,8 за кожного користувача на місяць, Що досить дорого в порівнянні з аналогічними сервісами.
Як зареєструвати пошту з доменом в Яндексі
Поштовий сервіс для корпоративної переписки називається « Яндекс Пошта 360 для бізнесу ». Також, як і у випадку з Google, зовнішній вигляд ящиків і панель інструментів не буде відрізнятися від стандартного інтерфейсу Яндекс Пошти.
Щоб створити пошту на своєму домені, необхідно:
- Вибрати тарифний план
Корпоративну пошту від Яндекса можна використовувати безкоштовно, але з дуже обмеженим функціоналом. Базовий тариф для ефективного і комфортного використання в рамках бізнесу обійдеться в 153 руб. за співробітника на місяць. Перші 6 місяців безкоштовно. - Прив'язати організацію до аккаунту
Реєстрація можлива для індивідуальних підприємців і юридичних осіб. Вкажіть всі необхідні дані про компанію та натисніть « Зареєструвати ».
- підключити домен
У вкладці « Налаштувати пошту » вкажіть доменне ім'я вашого сайту у відповідному полі.
- підтвердити права
Для підтвердження прав власника система пропонує вибрати один з трьох варіантів: вставити мета-тег, завантажити HTML-файл або налаштувати DNS-запис. Зробивши вибір і ввівши дані, запускаємо перевірку.
- Налаштувати ресурсні записи DNS
Після того, як сервіс підтвердить успішне проведення перевірки, необхідно внести зміни в DNS-запис у компанії-реєстратора. В результаті буде зареєстрований загальний корпоративний email.
У Яндекс Пошта 360 для бізнесу можна задати структуру команди, групи і формувати масові розсилки як всієї, так і частини команди.
Як створити пошту зі своїм доменом через хостинг-провайдера
Не кожен веб-хостер готовий надати своїм клієнтам корпоративну пошту. Про таку можливість необхідно дізнаватися у конкретного постачальника послуг. Великі і популярні хостинг-провайдери зазвичай розташовують таким сервісом. Найчастіше ця послуга входить в загальний пакет послуг і не вимагає додаткової оплати. Але функціонально він може поступатися загальнодоступним рішенням, про які ми розповіли вище. Тому перш, ніж зробити вибір, рекомендуємо ознайомитися з повним набором інструментів.
Підключення до поштового сервісу хостингу у різних постачальників може відрізнятися. Але загальний алгоритм зазвичай схожий. Розглянемо, як можна створити пошту з власним доменом на прикладі хостингу Ukraine.com.ua.
Зайшовши в панель управління під своїми логіном і паролем, переходимо в розділ « Поштові ящики ». Натисканням на кнопку « Створити поштову скриньку » і заповнюємо форму реєстрації.
Придумуємо адреса і пароль. При необхідності можна підключити функцію редиректу для дублювання повідомлення на резервний email. Тут же можна налаштувати автовідповідач, щоб сповіщати відправників про те, що повідомлення було отримано і скоро буде прочитано. На завершення клікаємо по кнопці « Створити ящик ».
Як назвати свою корпоративну пошту: придумуємо адреси
Адреси корпоративної пошти повинні бути продумані і підкорятися певній системі. Створення адреси — це не вільний політ фантазії. Необхідно чітко розуміти, що закладено в набір символів і використовувати їх з розумом.
для співробітників в адресі можна просто використовувати їх власні імена і прізвища ( ivan.ivanov@domen.xx ), ініціали ( ii @ domen.xx ) або додавати підрозділ ( Ivanov_sales @ domen.xx ).
для відділів зручно вказувати їх назви ( admin, secretary, support, sales ), щоб користувач розумів, кому відправляє лист.
Не рекомендується в корпоративних адреси використовувати числові позначення або нічого не значущі символи. У свій час досить популярними були адреси, що містять номер телефону компанії або співробітника. Але це не найкращий варіант: запам'ятати таку адресу сторонньому одержувачу ( партнера або клієнту ) буде складно, а виглядає він не дуже професійно.
Ще один важливий елемент, який обов'язково потрібно налаштувати до кожного поштової скриньки співробітників компанії — підпис, створена за корпоративним зразком. У ній повинні бути вказані ім'я та прізвище відправника, його контактні дані, назва і загальні контакти компанії. Якщо є можливість додати логотип компанії, рекомендуємо скористатися нею.
висновки
Корпоративна електронна пошта повинна мати зрозуміле ім'я і домен, що співпадає з назвою компанії або бренду. У цьому випадку вона буде працювати тільки на благо: формувати більш поважне, ділове ставлення і підвищувати довіру одержувача. Дотримуйтесь описаної в статті інструкції, і вам обов'язково це вдасться.
А ви вже налаштували пошту на власному домені для листування з клієнтами?
P.S. Приєднуйтесь до курсу «пошуковик», Який дозволить вам освоїти навички просування сайту будь-якої тематики і залучати клієнтів з пошукових систем Google і Яндекс. А повідомивши промокод « Email-22 », Ви отримаєте приємний бонус до покупки.
