Не все электронные адреса уместно использовать в деловой переписке. Для этих целей правильнее будет создать корпоративную почту. И в этой статье вы узнаете, как именно это сделать.
Содержание:
- Что такое корпоративная почта и зачем она нужна
- Порядок регистрации почты с доменным именем
- Как назвать свою корпоративную почту
- Выводы
Что такое корпоративная почта и зачем она нужна
Корпоративная почта — это электронный ящик, в адресе которого после знака @ указано доменное имя сайта. Например: info@seo-akademiya.com.
Есть несколько причин, почему ее лучше использовать даже небольшому бизнесу. Давайте их рассмотрим.
Преимущества использования почты с доменом:
- Узнаваемость бренда
Чем чаще пользователи встречают название бренда, тем лучше его запоминают. В результате всякий раз, когда будет возникать мысль о продукте или услуге, реализуемых компанией, память воспроизведёт соответствующий бренд.
Доменное имя обычно содержит название бренда или компании, соответственно, сам адрес будет лишний раз напоминать о нём, работая в качестве маркетингового инструмента.
- Гарантия безопасности
Владелец корпоративной почты и подконтрольных адресов имеет гораздо больше возможностей и гарантий безопасности. Речь не только о возможных сбоях или вирусах, но и контроле действий сотрудников.
- Высокая доставляемость писем
Используя корпоративную почту, созданную и обслуживаемую специальным сервисом, можно избежать попадания в спам. В настройках учитываются метод аутентификации email-писем DKIM и технология идентификации спама SPF, благодаря чему сообщения в большинстве случаев беспрепятственно проходят фильтр спама получателя.
- Лояльность и повышение степени доверия со стороны адресата
Использование корпоративных почтовых адресов с доменным именем является признаком хорошего тона в деловой переписке.
Получатели серьёзнее и уважительнее относятся к сообщениям, которые высланы не с личного «ящика», а с корпоративного адреса компании. Полученная информация при этом вызывает гораздо больше доверия и имеет больший вес в глазах пользователя.
Порядок регистрации почты с доменным именем
Доступные решения можно условно разделить на две группы: общедоступные почтовые сервисы и корпоративная почта от компании-хостера. Рассмотрим эти варианты.
Регистрация почты в Google Workspace
Ранее почтовый сервис для создания корпоративных email-адресов от Google назывался G Suite.
Внешний вид ящика и панель управления для пользователей не будет отличаться от привычного интерфейса Gmail. При этом адрес электронной почты после @ будет иметь вид домена вашей компании.
Для подключения к услуге потребуется завести в аккаунт в бизнес-сервисе Google Workspace. При наличии учётной записи в Google можно использовать её данные для входа.
Заполнение регистрационных данных не отнимет более нескольких минут. Необходимо указать:
- название компании, количество сотрудников и страну;
- свое имя, фамилию, личный адрес электронной почты;
- доменное имя собственного сайта.
Здесь же можно приобрести домен для дальнейшего использования, если у вас пока его нет.
Теперь переходим к созданию индивидуальных почтовых адресов для сотрудников или отделов, и задаем пароли для каждого из них.
После ввода информации предлагается выбрать тарифный план и начать работу. Кроме почтовых инструментов, вам будут доступны другие решения Google для бизнеса, объём которых устанавливается при выборе пакета услуг.
Разработчики предлагают 4-е тарифных плана, выбор которых зависит от размера компании, объёма рабочей информации и ожиданий в плане сервиса. Имеется пробный период — 14 дней. Оптимальный тариф, который содержит всё необходимое для небольшой или средней компании будет стоить $10,8 за каждого пользователя в месяц, что достаточно дорого по сравнению с аналогичными сервисами.
Как зарегистрировать почту с доменом в Яндексе
Почтовый сервис для корпоративной переписки называется «Яндекс Почта 360 для бизнеса». Также, как и в случае с Google, внешний вид ящиков и панель инструментов не будет отличаться от стандартного интерфейса Яндекс Почты.
Чтобы создать почту на своем домене, необходимо:
- Выбрать тарифный план
Корпоративную почту от Яндекса можно использовать бесплатно, но с очень ограниченным функционалом. Базовый тариф для эффективного и комфортного использования в рамках бизнеса обойдётся в 153 руб. за сотрудника в месяц. Первые 6 месяцев бесплатно. - Привязать организацию к аккаунту
Регистрация возможна для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Укажите все необходимые данные о компании и нажмите «Зарегистрировать».
- Подключить домен
Во вкладке «Настроить почту» укажите доменное имя вашего сайта в соответствующем поле.
- Подтвердить права
Для подтверждения прав владельца система предлагает выбрать один из трёх вариантов: вставить мета-тег, загрузить HTML-файл или настроить DNS-запись. Сделав выбор и введя данные, запускаем проверку.
- Настроить ресурсные записи DNS
После того, как сервис подтвердит успешное проведение проверки, необходимо внести изменения в DNS-запись у компании-регистратора. В результате будет зарегистрирован общий корпоративный email.
В Яндекс Почта 360 для бизнеса можно задать структуру команды, группы и формировать массовые рассылки как всей, так и части команды.
Как создать почту со своим доменом через хостинг-провайдера
Не каждый веб-хостер готов предоставить своим клиентам корпоративную почту. О такой возможности необходимо узнавать у конкретного поставщика услуг. Крупные и популярные хостинг-провайдеры обычно располагают таким сервисом. Чаще всего эта услуга входит в общий пакет услуг и не требует дополнительной оплаты. Но функционально он может уступать общедоступным решениям, о которых мы рассказали выше. Поэтому прежде, чем сделать выбор, рекомендуем ознакомиться с полным набором инструментов.
Подключение к почтовому сервису хостинга у разных поставщиков может отличаться. Но общий алгоритм обычно схож. Рассмотрим, как можно создать почту с собственным доменом на примере хостинга Ukraine.com.ua.
Зайдя в панель управления под своими логином и паролем, переходим в раздел «Почтовые ящики». Нажатием на кнопку «Создать почтовый ящик» и заполняем форму регистрации.
Придумываем адрес и пароль. При необходимости можно подключить функцию редиректа для дублирования сообщения на резервный email. Здесь же можно настроить автоответчик, чтобы оповещать отправителей о том, что сообщение было получено и скоро будет прочитано. В завершении кликаем по кнопке «Создать ящик».
Как назвать свою корпоративную почту: придумываем адреса
Адреса корпоративной почты должны быть продуманы и подчиняться определённой системе. Создание адреса — это не свободный полёт фантазии. Необходимо чётко понимать, что заложено в набор символов и использовать их с умом.
Для сотрудников в адресе можно просто использовать их собственные имена и фамилии (ivan.ivanov@domen.xx), инициалы (ii@domen.xx) или добавлять подразделение (Ivanov_sales@domen.xx).
Для отделов удобно указывать их названия (admin, secretary, support, sales), чтобы пользователь понимал, кому отправляет письмо.
Не рекомендуется в корпоративных адреса использовать числовые обозначения или ничего не значащие символы. Одно время достаточно популярными были адреса, содержащие номер телефона компании или сотрудника. Но это не лучший вариант: запомнить такой адрес стороннему получателю (партнёру или клиенту) будет сложно, а выглядит он не очень профессионально.
Ещё один важный элемент, который обязательно нужно настроить к каждому почтовому ящику сотрудников компании — подпись, созданная по корпоративному образцу. В ней должны быть указаны имя и фамилия отправителя, его контактные данные, название и общие контакты компании. Если есть возможность добавить логотип компании, рекомендуем воспользоваться ею.
Выводы
Корпоративная электронная почта должна иметь понятное имя и домен, совпадающий с названием компании или бренда. В этом случае она будет работать только на благо: формировать более уважительное, деловое отношение и повышать доверие получателя. Следуйте описанной в статье инструкции, и вам обязательно это удастся.
А вы уже настроили почту на собственном домене для переписки с клиентами?
P.S. Присоединяйтесь к курсу «Поисковик», который позволит вам освоить навыки продвижения сайта любой тематики и привлекать клиентов из поисковых систем Google и Яндекс. А сообщив промокод «Email-22», вы получите приятный бонус к покупке.
Павел Шульга
Основатель и идейный лидер Академии SEO.Предприниматель, владелец 8-ми работающих бизнесов, создатель и спикер обучающих курсов Академии SEO. Практически всю свою осознанную жизнь занимается SEO-продвижением.
В 2004 году увлекся ...
